Dokumenten-Kennzeichnung: Schluss mit dem Durcheinander
Jeder der im Bereich der Projektentwicklung und Immobilienbewirtschaftung tätig ist, kennt es – die verzweifelte Suche nach Dokumenten. Wo ist der letztgültige Bestandsplan? Wie war die dahinterliegende Ausführungsplanung? Wo finde ich das richtige Produktdatenblatt?
Derartige Suchen kosten Nerven, Zeit und Geld – Ressourcen, die anderswo wesentlich besser eingesetzt werden können. Daher gilt es, sich frühzeitig Gedanken über die Struktur und Kennzeichnung der Dokumentenablage zu machen, sprich ein System zu entwickeln.
Ein Dokumentkennzeichnungssystem ist eine Methode zur Vergabe von eindeutigen Identifikatoren oder Codes an Dokumente, die es ermöglicht, diese Dokumente schnell und einfach zu finden und zu referenzieren. Ein Dokumentkennzeichnungssystem kann manuelle oder automatisierte Verfahren umfassen, wie z.B. die Vergabe von fortlaufenden Nummern oder die Verwendung von Barcodes oder QR-Codes. Ein Dokumentkennzeichnungssystem kann auch Regeln und Abläufe definieren, die festlegen, wie Dokumente erstellt, geändert, genehmigt und archiviert werden.
Ein durchgängiges Dokumentenkennzeichnungssystem vom Vorentwurf bis zum Bestand bringt mehrere Vorteile. Einige davon sind:
- Eine schnelle und einfache Identifizierung und Verfolgung von Dokumenten: Mit einer eindeutigen Kennzeichnung können Dokumente schnell gefunden und referenziert werden, was die Arbeitsabläufe und Prozesse beschleunigt.
- Vermeidung von Verwechslungen und Fehlern: Eine einheitliche Kennzeichnung verhindert, dass falsche oder veraltete Dokumente verwendet werden und reduziert dadurch das Risiko von Fehlern und Rechtsstreitigkeiten.
- Verbesserung der Dokumenten-Verwaltung: Eine einheitliche Kennzeichnung erleichtert die Verwaltung von Dokumenten, indem sie die Überprüfung der Dokumenten-Historie und Genehmigungsprozesse ermöglicht.
- Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Mit einer einheitlichen Kennzeichnung ist es einfacher, die Entstehungsgeschichte und den Verlauf eines Dokumentes zu verfolgen und zu verstehen.
- Ermöglichung der automatisierten Archivierung und Ablage: Ein durchgängiges Dokumentenkennzeichnungssystem ermöglicht es, Dokumente mittels einer Software-Lösung automatisch zu archivieren und abzulegen, was die Effizienz erhöht und die Kosten senkt.
- Compliance: Ein Dokumentenkennzeichnungssystem kann helfen, gesetzliche Anforderungen und Unternehmensrichtlinien einzuhalten und die Compliance mit geltenden Gesetzen und Regulierungen sicherzustellen.
- Sicherheit: Ein Dokumentenkennzeichnungssystem kann helfen, die Sicherheit von Dokumenten zu gewährleisten und zu verhindern, dass vertrauliche oder sensible Informationen in die falschen Hände gelangen.
Idealerweise erfolgt die Umsetzung des Dokumentenkennzeichnungssystems mit Hilfe einer Software-Lösung, um – insbesondere bei mehreren Projektbeteiligten – eine gleichbleibende Qualität der Kennzeichnung sicherzustellen und den Aufwand und somit auch Kosten für die Kennzeichnung zu minimieren. Hierfür gibt es mehrere Systeme am Markt, deren Auswahl von der geforderten Kennzeichnungssystematik und gewünschten Funktionalitäten abhängig gemacht werden sollte.
Wie und wann implementiere ich ein Dokumentenkennzeichnungssystem in meinem Projekt?
Schon zu Beginn einer Projektentwicklung gilt es zu klären, wofür ich das Kennzeichnungssystem brauche – ist es nur für dieses eine Projekt? Möchte ich alle meine Projekte mit einem einheitlichen System abwickeln? Soll das System im zukünftigen Betrieb weiterverwendet werden oder in andere Systeme überführt werden? Welche Dokumente sollen erfasst werden?
Anhand dieser Fragen kann die erforderliche Funktionalität des Dokumentenkennzeichnungssystems ermittelt werden und in weiterer Folge der Prozess zur Umsetzung definiert werden.
Abhängig von den gesetzten Zielen und Umfang der gewünschten Kennzeichnung sollte die Implementierung möglichst früh erfolgen bzw. idealerweise auch Bestandteil der Beauftragung der Dienstleister sein. Generell empfehlen wir eine Umsetzung bereits zu Beginn der Planungsphase, um die Durchgängigkeit der Dokumentation sicherzustellen und das Kennzeichnungssystem von Beginn an durchzusetzen.
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DI (FH) Daniel Lutz
Senior Consultant
