Wo sind meine Bestandsdaten?
Wer kennt das nicht? Es werden kurzfristig wichtige Bescheide, Prüfbescheinigungen oder auch nur der aktuelle Plangesucht. Nur WO ist er abgelegt? Ist das vorliegende Dokument der LETZTSTAND?
Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit stellen wir immer wieder fest, dass das Bestandsdatenmanagement in vielen Fällen eigentlich kein Management ist. Wir müssen oftmals die meiste Zeit in das SUCHEN und AUFFINDEN der notwendigen Dokumente aufwenden, die für die Analysen und Auditierung notwendig sind. Das sind alles unnötige Kosten für die Auftraggeber und nimmt für die Abarbeitung natürlich auch viel mehr Zeit in Anspruch.
Das notwendige Zusammenwirken für eine strukturierte Bestandsdokumentation ist in folgender Grafik dargestellt:
Zu einem geeigneten Bestandsdaten-Management gehören folgende Themen:
- („sprechende“)Kennzeichnung der Dokumente und Pläne
- geeignete Ablagestruktur
- geeignete IT-Lösung (datenbankorientiert, mandantenfähig, etc.)
- digitale Wiedervorlagefunktion
Ein Beispiel für die inhaltlichen Kapitel ist in folgendem dargestellt:
Sollte Interesse an der Tabelle oder dem Inhaltsverzeichnis bestehen, freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme unter office@alpha-partner.gmbh.
Zahlreiche Kundenprojekte wurde bereits durchunser A&P-Team begleitet. Gerne können wir ihnen umgesetzte und im Betrieb erfolgreiche Referenzprojekte präsentieren. Wir unterstützen Sie auch gerne bei der Auswahl geeigneter IT-Lösungen.
